Archivdepot Leipzig GmbH – Größe ist nicht entscheidend, sondern der Service!

Wie Aktenberge zu Kilometern werden! Im Norden von Leipzig wächst das längste Archiv der Stadt unaufhörlich weiter! Aneinandergestellt würden die Ordner zum Beispiel schon über Halle hinausragen. Paul Gröters, Geschäftsführer der Archivdepot Leipzig GmbH im Gespräch mit Sven Lehmann.

• Herr Gröters, Archivdepot Leipzig GmbH ist 5 Jahre alt und über 34 Kilometer Akten groß. Worauf führen Sie Ihren Erfolg zurück?

Unserer Erfahrung nach ist es das Wichtigste, absolut zuverlässig und korrekt zu arbeiten, ein gutes Auge auf den Kunden und seine Bedürfnisse zu haben, dauerhaft seinen Weg zu gehen sowie mit zuverlässigen Partnern zusammenzuarbeiten. Wir sind für die Probleme und Sorgen unserer Kunden da und das auch mit außergewöhnlichem Service.

• Mit wie viel Kilometern haben Sie angefangen?

Mit einem Meter.

• Zu Ihren Kunden zählen u. a. Banken, Versicherung und weitere große Unternehmen. Wie groß ist Ihr größter und Ihr kleinster Kunde?

Der größte Kunde lagert ca. 14 Kilometer Akten bei der Archivdepot Leipzig GmbH ein, der kleinste Kunde ist mit 0,00084 Kilometer dabei.

• Das ist erstaunlich. Also ziehen nicht nur die Kunden mit vielen Kilometern Akten Nutzen aus der externen Archivierung?

Richtig. Neben der Auslagerung des Archivs spielt die Transparenz innerhalb der Ablage, das gezielte Wiederfinden und natürlich die Überwachung des Entsorgungsdatums eine große Rolle.

• Deckt das Leistungsspektrum der Archivdepot Leipzig GmbH alle Bereiche der Archivierung ab?

Wir können auf Grund der guten Zusammenarbeit mit unseren Partnern das gesamte Leistungsspektrum der externen Archivierung bieten. Von der klassischen Einlagerung, der Mikroverfilmung bis hin zur elektronischen Speicherung.

• Welchen besonderen Service bieten Sie Ihren Kunden?

Der größte Vorteil für unsere Kunden ist, dass wir sein Archivgut so übernehmen können, wie er es bisher auch bearbeitet hat! Wir übernehmen sein Archiv sozusagen 1:1.

• Das heißt er muß innerhalb seines Archivs keine Änderungen vornehmen?

Nein, das ist in den seltensten Fällen notwendig!

• Einen weiteren Nutzen, den Archivdepot Leipzig GmbH bietet ist die ständige Funktionalität während des Archivumzugs. Was genau ist dabei der Vorteil für den Kunden?

Wenn Sie „Aktenberge“ von der Größe mehrerer Kilometer umziehen, so ist das allein schon eine Logistikherausforderung. Das kann dann schon mal einige Tage in Anspruch nehmen. Bei einem Archiv, das lebt, garantieren wir auch den Zugriff auch während dieser Umzugsphase!

• Es gibt eine Reihe anderen, auch größerer, Anbieter in Ihrer Branche. Was zeichnet die Archivdepot Leipzig GmbH besonders aus?

Jeder Kunde ist uns willkommen, auch wenn er nur mit 84 Zentimetern einlagert!

• Es wird immer wieder nach elektronischer Archivierung von Akten als alternative Aufbewahrungsform von Archivgut gefragt. Können Sie zu den Vor- und Nachteilen etwas sagen?

Das ist ganz einfach: Ein Papierordner verbraucht in seinem Ordnerleben (z. B. 10 Jahre) zwischen 18 bis 22 Euro. Die elektronische Archivierung benötigt mindestens das Doppelte.

• Sie sind mit über 34 Kilometer Akten in den Sachsen, Sachsen-Anhalt, Thüringen, Brandenburg und Mecklenburg-Vorpommern einer der größten externen Archivare. Wie sehen Sie die Zukunft Ihrer Branche?

Sehr positiv. Experten rechnen mit einem Marktwachstum von über 20 Prozent in der nächsten Zeit. Es wird dabei um hunderte Kilometer auszulagernder Akten gehen. Wir haben es geschafft hier ein Archiv von 34 Kilometern aufzubauen. Alle Zeichen zeigen darauf, dass dies erst der Anfang war!

• Was müssten aus Ihrer Experten-Sicht Unternehmen und Institutionen besonders beachten, die Ihre Archivbestände auslagern wollen?

Nichts! Wir bringen alles notwendige Wissen und Können mit!

• Archivgut auszulagern bedeutet auch oft die Einsparung von Personal seitens Ihres Kunden. Welche Erfahrungen haben Sie diesbezüglich gemacht?

Nach unserem Kenntnisstand können unsere Kunden bei externer Archivierung Kosten bis zu 70 Prozent einsparen!

• Sie setzten sehr erfolgreich Radiowerbung ein. Wie sind Ihre Erfahrungen diesbezüglich?

Wir lassen unseren Werbespot schon einige Zeit im Radio laufen. Mit RTL, Radio 91.3 oder Radio Brocken haben wir sehr gute Aufmerksamkeit erzielt. Unsere Zielgruppe nimmt uns differenziert wahr und findet den Weg regelmäßig zu uns.

• Der Standort der Archivdepot Leipzig GmbH liegt im Güterverkehrszentrum (GVZ) im Norden Leipzigs. DHL investiert aktuell in diesen Standort, andere „Große“ sind schon da. Sie waren ein Initiator und Investor der ersten Stunde hier im GVZ. Wie sehen Sie die Entwicklung im Leipziger Norden?

Die sehe ich ebenfalls sehr positiv. Ich meine, man kann sich doch kaum bessere Nachbarn wünschen – BMW, Porsche, DHL, der Flughafen oder die Deutsche Post AG!

• Herr Gröters, was wünschen Sie sich für die Region Leipzig / Halle ganz besonders?

Wenn ich mir die jetzige Situation genau betrachte, dann braucht die Region weitere Visionen und Ideen sowie Menschen mit Ausdauer, die Realitäten schaffen!

Vielen Dank, Herr Gröters für das Gespräch!

Lesen Sie dazu auch die Fallbeschreibung des Archivdepots Leipzig.