Aufgaben- und Konzentrationsmanagement – Methoden

Die Literatur des Selbstmanagements ist übervoll von Prinzipien, Methoden und Techniken, Zeit managen zu wollen. Allein es mangelt wohl an dem Gut Zeit und einer differenzierten Betrachtung des Themas Selbstorganisation. Ein Beispiel soll genügen: Seit Jahrzehnten wird das Eisenhower-Prinzip durch die Veröffentlichungen gepeitscht. Hier werden Wichtigkeit und Dringlichkeit in einem Bezug zueinander gestellt und rundum die Ansicht vertreten, dass Aufgaben, die dringend und wichtig zugleich sind, sofort und selbst gemacht werden sollten. Nicht beachtend, dass diese Empfehlung nur für hochgradige Krisensituationen gelten kann und nicht für den Lebens- und Unternehmensalltag gültig ist.

Das ist nur ein Beispiel für den Missbrauch eines eigentlich guten Gedanken, wenn er begierig verallgemeinert angewendet wird. Aufgaben- und Konzentrationsmanagement geht weit über solche plakativen Empfehlungen hinaus.

Welche wesentlichen Prinzipien, Methoden und Grundsätze sollten also angewendet werden?

1. Natürlich sollte einem das Setzen von Prioritäten nicht fremd sein, das Pareto-Prinzip, die Gaußsche Normalverteilung oder auch Lorenzkurve gelten grundlegend.
2. Es genügt eben nicht, einfach nur A, B oder C-Aufgaben (Prioritäten) zu vergeben, wenn mir die Bewertungsgrundlagen der Gewichtung nicht klar sind.
3. Für die Anwendung des Eisenhower-Prinzips gilt: Sofern keine Krisen-Situation vorherrscht, sind die Aufgaben zu verfolgen, deren Wichtigkeit die höchste ist.
4. Es sind die drei Faktoren des Selbstmanagements zu beachten und anzuwenden: Die Wichtigkeit einer Aufgabe, die Motivation diese auszuführen und die Dringlichkeit.
5. Welcher Zusammenhang zwischen Wichtigkeit, Motivation, Planbarkeit und Dringlichkeit besteht, sollte grundlegend bewusst sein.
6. Es muss nach dem Grundsatz geplant werden: Priorität vor Zeitbezug – nicht umgekehrt! Es ist von größter Bedeutung sich zuerst klar zu machen, was man will, erst dann, wann man das will.
7. Es ist immerfort der Unterschied von Effektivität und Effizienz zu beachten!
8. Wichtigkeit erwächst aus Bedürfnissen, Werten und grundlegenden Einstellungen zu sich, der Welt und dem Leben. Diese sind zu reflektieren und zu bewerten – Selbstreflexion geht vor Organisation (in nicht kritischen Zeiten!).
9. Grundlegend ist zu beantworten: Liegt eine kritische Situation vor oder liegt Alltag vor?
10. Es ist das WM-Prinzip zu beachten!

Zu den einzelnen Methoden und Prinzipien folgt hier noch mehr …