Datenschutz – unverzichtbare Aufgabe von Startups

Durch den Start der modernen Digitalisierung haben Datensicherheit und Datenschutz neue, noch umfassendere Bedeutung erhalten. Denn die Anonymität des Internets macht Datendiebstahl deutlich einfacher. Die Kunden und Interessenten, die etwa einem Online-Shop aufgrund einer Bestellung, eines Newsletter-Abos oder eines Gewinnspiels Daten geben, möchten zurecht, dass diese Daten sicher sind. Das betrifft selbstverständlich und gerade auch ein Startup.

Denn Datensicherheit gilt als auch wesentlicher Faktor von Professionalität und Seriosität eines Unternehmens und beeinflusst deshalb auch maßgeblich die Auswahl des Kunden – sowohl B2B als auch B2C. Ohne Datenschutz nach den gesetzlichen Bestimmungen haben es Existenzgründer also schwer, die Etablierung ihres Unternehmens umzusetzen.

Die Grundlagen des modernen Datenschutzes

Die Bezeichnung Datenschutz besagt bereits, um was es geht: Wenn Unternehmen und öffentliche Einrichtungen die Daten von Kunden und Interessenten, Partner und Patienten, Mitarbeiter und Schüler bekommen, müssen diese Daten zuverlässig und nach einschlägigen gesetzlichen Regelungen geschützt werden. Kernprinzipien des umfassenden Datenmanagements sind die Erlaubnis der betroffenen Personen, diese Daten sammeln und nutzen zu dürfen, das sichere und rechtskonforme Nutzen dieser Daten, das Verbot einer anderweitigen als der zugesagten Nutzung, der Schutz der Daten vor dem Zugriff und Missbrauch von unberechtigten Dritten und das Recht der Datenlöschung. Die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen liefert das Bundesdatenschutzgesetz (BSDG) und die seit dem 25. Mai 2018 geltende Datenschutz-Grundverordnung der EU, die DSGVO.

INFOBOX – Die DSGVO unter der Lupe: Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schützt personenbezogene Daten, die Unternehmen von Kunden und Interessenten sammeln, speichern, verarbeiten und löschen. Angesichts der komplexen Regelungen und der strengen Sanktionen bei Nichteinhaltung nutzen viele Unternehmen, einschließlich Startups, Unterstützung bei einem Datenschutzexperten. Eine speziell für Startups entwickelte DSGVO-Checkliste kann hier bereits eine wertvolle Unterstützung bieten.

Startup gegründet? Diese Herausforderungen schafft der Datenschutz

Gerade Gründer stehen vor einem Berg von Aufgaben rund um den Aufbau und die Etablierung des Startups. Ganz besonders gilt es, das eigene Angebot effektiv zu vermarkten und sowohl Kunden als auch Investoren zu gewinnen. Außerdem müssen Gründer auch die Anforderungen von schnell wachsenden und veränderlichen Geschäftsmodellen bewältigen. Weil Gründer naturgemäß noch nicht die Expertise und Erfahrung von Profis besitzen, sind Versäumnisse und Fehler die Folge. Das betrifft auch den Datenschutz, der durch begrenzte Ressourcen und Fachwissen nicht oder nicht genügend umgesetzt wird. Doch Unternehmen, die ohne rechtssichere Erlaubnis Daten sammeln und verwenden, drohen unangenehme Strafen, die das Budget belasten und den Eindruck eines unseriös arbeitenden Unternehmens erzeugen.

Beispiel: Nicht selten verstößt schon die Website des neuen Unternehmens gegen den Datenschutz, weil unerlaubtes Tracking vorgenommen wird oder keine Datenschutzerklärung existiert.

Datenschutz-Implementierung von Startups: nach Strategie!

Ab der ersten Sekunde des Startups müssen solide Datenschutzvorkehrungen getroffen sein. Deshalb gilt die frühzeitige Integration von Datenschutzmaßnahmen, ebenso wie das Aufstellen einer individuell passenden Datenschutzstrategie als A und O einen soliden Datenschutzmanagements.

Zwei Beispiele sollen das verdeutlichen:

1. Der Online-Shop bearbeitet idealerweise bereits ab dem ersten Tag seines Bestehens Bestellungen ab. Die erforderlichen Daten – sowohl persönlicher als auch finanzieller Art – sind sorgsam zu speichern und auch durch den Einsatz von hochwertiger Websiteverschlüsselung nach neuesten Standards zu schützen.
2. Marketing ist ab Beginn des Business ein wichtiges und wertvolles Instrument. Ein Newsletter unterstützt dabei die Etablierung des Startups. Dabei müssen Gründer beachten, dass – um die von der DSGVO geforderte Erlaubnis des Users genau umzusetzen – das Abo des Newsletters erst nach einer mehrstufigen Authentifizierung erfolgen darf.
   Datenschutz eines Unternehmens ist etwas, das sowohl durch Mitarbeiter als auch Maschinen umgesetzt wird. Deshalb müssen Mitarbeitende durch Schulungen die Datenschutzmaßnahmen des Betriebs kennenlernen und deren Bedeutung auch verstehen. Dieses Verständnis erfolgt durch Sensibilisierung des Teams dafür, dass Missachtung von DSGVO & Co. die Kundenbeziehungen zerstört und gegen das Recht verstößt – also auch die Existenz des Startups gefährdet.

Auch durch technologische Lösungen und Tools werden moderne Datenschutzlösungen umgesetzt und optimiert. Ein Beispiel dafür sind technischen Maßnahmen, die die sogenannte E-Privacy umsetzen und natürlich das Verbot eines umfassenden Trackings von Usern.

INFOBOX – Der Datenschutzbeauftragte: Je nach Art und Umfang der Datenverarbeitung durch ein Unternehmen schreibt die DSGVO das Bestellen eines Datenschutzbeauftragten vor. Dieser darf sowohl ein dafür qualifizierter Mitarbeiter des Unternehmens sein als auch von außerhalb des Unternehmens bestellt werden. Diese beiden Arten bezeichnet man als interne und externe Datenschutzbeauftragte. Nicht selten treffen Inhaber oder Führungskräfte von Betrieben aber auch die Entscheidung, auch ohne gesetzliche Verpflichtung die Expertise eines externen Datenschutzbeauftragten zu nutzen, um ein solides und sicheres Datenschutzmanagement aufzubauen und auch nachzuweisen.

Die Rolle des externen Datenschutzbeauftragten

Ein externer Datenschutzbeauftragter stammt nicht aus dem Beschäftigtenkreis des Unternehmens selbst, sondern unterstützt als Experte, der entweder aus einer spezialisierten Agentur, einem IT-Systemhaus, oder einer Kanzlei stammt, aber auch als Freiberufler tätig ist. Er unterstützt Unternehmen nach Bedarf durch maßgeschneiderte Leistungen rund um den rechtskonformen Datenschutz.

Externe Datenschutzbeauftragte und Startups – ein gutes Duo

Gerade Startups wählen statt des internen Datenschutzbeauftragten aus der eigenen Belegschaft besser den externen Profi. Dieser Schachzug bietet den Gründern erfreuliche Vorzüge.

1. Der externe Profi arbeitet unabhängig und berät dadurch besonders objektiv.
2. Während der interne Datenschutzbeauftragte ganzjährig zu bezahlen ist, schafft der externe Datenschutzbeauftragte durch Beratung nach Bedarf hohe Kosteneffizienz.
3. Als echter Experte rund um den Datenschutz ist der Profi stets up-to-date und bietet hohe Fachkompetenz und Spezialisierung.
4. Durch das ständige aktualisierte Know-how und den Einsatz nach Bedarf bietet der externe Profi gute Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.
5. Unternehmer und Mitarbeitende können sich ganz dem Kerngeschäft widmen.

Die Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten

Der Start der gemeinsamen Zusammenarbeit zwischen dem externen Datenschutz-Spezialisten und einem Startup sind die solide Beratung und die Schulung der Mitarbeitenden, die die Empfehlungen des Experten umsetzen. Der Datenschützer bietet dem Unternehmen die konsequente Überwachung und Kontrolle der Datenverarbeitung, um Fehlerquellen und Handlungsbedarf rasch aufzudecken. Auch die Kommunikation zwischen dem Startup und den zuständigen Datenschutzbehörden erledigt der Profi.

Den passenden externen Datenschutzbeauftragten entdecken

Qualifikationen und Erfahrung – nachgewiesen durch entsprechende Zertifikate und Referenzen – sind unverzichtbar. Bezüglich der Auswahl des richtigen Kandidaten gilt aber auch Branchenkenntnis als Pluspunkt. Denn beispielsweise haben die Zahnarztpraxis und der Online-Shop ganz andere Anforderungen rund um den perfekten Datenschutz. Und natürlich entscheidet auch ein faires Verhältnis von Preis und Leistung die Auswahl, ebenso wie die durch den externen Datenschutzbeauftragten angebotenen Vertragsmodalitäten.

Datenschutz – wichtig für alle Unternehmen vom ersten Tag an

Herausforderungen und Lösungen

Auch die Kooperation zwischen einem Unternehmen und dem externen Datenschutzbeauftragten benötigt Einarbeitungszeit. Hürden der Kommunikation – etwa technisches Verständnis von vorgeschlagenen Maßnahmen -, aber auch Terminabstimmung und die Abgrenzung der Verantwortlichkeiten kennzeichnen den Start der Zusammenarbeit.

Nicht selten werden empfohlene Maßnahmen von den Mitarbeitenden zunächst auch nicht richtig oder nicht konsequent umgesetzt. Auch das Ändern des Datenschutzmanagements aufgrund betrieblicher Erfordernisse oder Änderungen der gesetzlichen Vorschriften verursacht manchmal Schwierigkeiten. Als beste Lösungen gelten dann konstruktive Gespräche und das Sensibilisieren dafür, welche Bedeutung der Datenschutz aufweist.

Kein Unternehmen kann heute ohne professionell designten Datenschutz rechtssicher und erfolgreich agieren. Gerade Startups sollten Datenschutz konsequent implementieren und dabei die Unterstützung eines echten Experten nutzen.