Digitalisierung spart Zeit und Geld oder auch nicht – menschliche Gedanken und Lösungen dazu

Mit der Digitalisierung ist es wie mit zahlreichen anderen Dingen im Leben. Dabei ist es egal, ob es sich um ein Leben im Angestelltenverhältnis oder um das Dasein als Unternehmer oder Unternehmerin handelt. Dinge, die ich nicht selbst machen muss, aber brauche, entlasten. Das trifft für das Kopfrechnen genauso zu, wie für Rasenmähen oder andere, vielleicht lästige, aber immer wiederkehrende Vorgänge im Unternehmen – Buchhaltung ist eines dieser Lieblingsthemen vieler kleiner Unternehmen. An jeder Ecke schreit es, dass in Deutschland die Digitalisierung verschlafen wird. Das betrifft wohl Unternehmen und sicher im ähnlichen Maß Behörden und Institutionen. Es ist wichtig zu fragen: Wer bezahlt die Digitalisierung?

Einmal abgesehen von der technischen Basis, die selbstverständliche Grundlage jeder Digitalisierung ist, Glasfasernetze wären an dieser Stelle beispielhaft zu nennen, bleibt die Kernfrage: Was genau wird denn da digitalisiert? Ein Beraterkollege hat es schon vor Jahren auf den Punkt gebracht. Sinngemäß äußerte er, dass fehlerhafte oder gar nutzlose Prozesse in ihrer digitalen Versionen nichts von ihrer Fehlerhaftigkeit oder ihrem sinnlosen Dasein verloren hätten. Nicht selten wird das Leben dadurch nicht unbedingt einfacher.

Wer bezahlt die Digitalisierung?

Eine Auslagerung der Erzeugung digitaler Daten, zum Beispiel in Form von irgendwelchen „hochzuladenden“ papierverhafteten Dokumenten, oft als PDF gefordert, ist keine Digitalisierung! Es ist lediglich die Verlagerung der menschlichen Arbeit und Aufgabe „erzeuge einen Datensatz“ aus der eigenen Organisation im Mantel der Digitalisierung. Hier drängt sich die Frage nach der Bezahlung der Digitalisierungsleistung auf. Im vorliegenden Fall bezahlt der Mensch, dem das Einpflegen seiner Daten in irgendeine Plattformen obliegt, diese Digitalisierung schlicht mit seiner Lebenszeit.

Wessen Zeit und wessen Geld spart Digitalisierung?

Es ist also die berechtigte Frage zu stellen: Wer spart denn beim Digitalisieren? Bietet ein Steuerberater seine Buchhaltungsleistungen digital an, zum Beispiel via App, dann ist das für die Organisation des Beraters schlicht eine große Erleichterung. Für einen Klienten muss das nicht unbedingt sein. Im Zweifel hatte dieser vorher seinen „Schuhkarton voller Belege“ in das Büro des Steuerberaters getragen, so muss er jetzt eine App installieren, diese aktuell halten, im Mindesten ein Gerät vorhalten, dass modern genug ist, diese App technisch zu verarbeiten, die App aktualisieren und im Zweifel ein neues Gerät anschaffen, wenn es Sicherheitsbedenken gibt. Der Vorteil für den Klienten liegt auf der Hand? Sein „Schuhkarton voller Belege“ braucht jetzt nicht mehr den Weg in das Büro des Steuerberaters zu machen.

Ich überlasse es Ihnen, zu entscheiden, wer hier was und wie viel spart. Ein Herumschreien nach mehr und schneller Digitalisierung nützt gesellschaftlich nichts, wenn die (Lebens-)Erleichterung immer nur bei anderen eintritt. Echte Innovationen, seinen diese nun digital oder nicht, sind selten!

Taschenrechner – erfolgreiche Digitalisierung des Kopfrechnens

Natürlich können wir auf einer neuronalen, pädagogischen oder psychologischen Ebene diskutieren, ob die Benutzung eines Taschenrechners nun sinnvoll ist oder nicht. Fragen Sie sich bitte einfach, wann Sie sich das letzte Mal des Kopfrechnens bedient haben. Dieses wunderbare technische Gerät, dessen Funktionen heute in jedem PC oder Handy integriert sind, erleichtert das Rechnen ungemein. Der Anwender eines Taschenrechners erlebt den Nutzen der Digitalisierung selbst, sofort und hautnah – logisch.

Portale, die andere Funktionen übernehmen oder Rasenmäher

Anders schaut das dann aus, wenn es um weniger regelbasierte Digitalisierungsleistungen geht. Die Mathematik der meisten Menschen in ihrem Alltag, ist recht simpel zu digitalisieren. Andere Lebensbereiche oder gar das Leben der Menschen selbst sind das überhaupt nicht. Und der Nutzen der Digitalisierung liegt nicht immer klar auf der Hand.

Der Rasenmäherroboter erleichtert das Leben genauso wunderbar – wirklich? Ist nicht das Sitzen das neue Rauchen? Warum mähen wir dann den Rasen nicht einfach selbst? Es ist unter anderem eine Frage des Lebensstils, von Werten, Einstellungen, Fähigkeiten und Kenntnissen, die die Antworten mit sich bringen, ob ein Instrument, digital oder analog, hilfreich für die Menschen ist oder eben nicht. Wirkliche Nachhaltigkeit wäre hier ein sinnvoller Ansatz.

INQA-Coaching – ein Instrument, um auch an der Digitalisierung im Unternehmen zu arbeiten

Im Unternehmensalltag von KMU, ist es nicht immer einfach alles im Blick zu haben. Veränderungsnotwendigkeiten können auch sehr lange ignoriert werden. Aussitzen ist eine Strategie, die manchmal zum Erfolg führt – oft endet sie aber im Ende des Unternehmens. Das Zauberwort ist „proaktiv“. Viele meiner Beraterkollegen fordern Proaktivität, ob zu recht, vor allem in strategischen Fragen von KMU ein. Als ich im Jahr 2022 von einem Unternehmen eine handgeschriebene Rechnung erhielt, in der Tat war es die einzige Rechnung dieser Art in den letzten 15 Jahren, wurde mir klar, dass es auch anders gehen kann.

Aber – der zum „Schlachtruf“ mutierte Begriff Digitalisierung, der bei aller aktueller KI- oder AI-Diskussion immer im Hintergrund mitschwingt, treibt die Organisationen von KMU weiterhin vor sich her, ob wir das nun wollen oder nicht. Auch wenn man es vielleicht nicht mehr hören kann, Organisationen und Menschen in Organisationen müssen sich mit dem Thema heute und in Zukunft dauerhaft auseinandersetzten.

Die Problemlage ist bekannt, Lösungen müssen her! Diese können aber nicht so aussehen, dass man einmal einen guten Wurf macht und dann gut. Bei aller „buzzword-artigkeit“ von Agilität, kommen die Erfahrungen aus diesem Kontext immer mehr bei der Lösungssuche auch in KMU zum Tragen.

Vor diesem Hintergrund unterstützt das neue Programm INQA-Coaching vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales ab sofort KMU auf ihrem Weg durch den Digitalisierungsdschungel. Ein seit 2015 bundesweit eingesetzter Beratungsprozess kann so innerhalb von maximal sieben Monaten kleine und mittlere Unternehmen erfolgreich beim Testen und Experimentieren von neuen digitalen Strategien begleiten.

Es kommt dabei nicht darauf an, dem Rezeptedenken zu frönen, sondern individuelle und an die aktuelle Unternehmenssituation angemessene Veränderungen und Ideen zu erproben und letztlich in die Alltagspraxis zu integrieren. Das seit diesem Jahre neue Förderprogramm INQA-Coaching unterstützt kleine und mittlere Unternehmen hier mit nicht nur mit einem finanziellen Zuschuss von 80 Prozent und das in der Tat bundesweit zum selben Fördersatz.

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