E-Mails rauben Arbeitszeit und Konzentration
E-Mails rauben Arbeitszeit und Konzentration im beruflichen Alltag. Das muß nicht sein, wenn Sie ein paar Grundsätze beachten! Bleiben Sie effizient!
E-Mails werden zunehmend zur Belastung am Arbeitsplatz. Wie eine aktuelle Umfrage des Meinungsforschungsinstituts TNS Emnid im Auftrag der Süddeutschen Zeitung Wissen zeigt, fühlt sich die Mehrheit der Arbeitnehmer von der Flut an elektronischen Nachrichten überfordert.
Etwa jeder Dritte gab an, dass die Belastung durch viele E-Mails zugenommen hat. 22,2 Prozent der Befragten fühlen sich durch die Mails in der Konzentration gestört.
Laut Umfrage:
- schauen sich 27,6 Prozent neue E-Mails sofort nach Eintreffen an.
- lesen 55,5 Prozent die Nachrichten nach Dienstschluss oder am Wochenende von Zuhause aus.
- gaben 79,9 Prozent der Befragten an, dass sie Spams als lästig empfinden.
- beklagen 59,3 Prozent den Austausch überflüssiger und sinnloser Information.
Es gibt Schätzungen, nach denen werden täglich rund 60 Mrd. E-Mails verschickt. Davon sei ein Großteil unsauber verfasst und erzeuge dadurch zeitraubende Missverständnisse.
Denken Sie einfach darüber nach, was wirklich wichtig und was dringend ist. Jemand der Ihnen eine E-Mail schreibt, kann nicht erwarten, dass Sie sie sofort lesen und beantworten. Dieses preiswerte Informationsmedium verleitet auf der anderen Seite gerade zu zum Schreiben.
Was kann man im Alltag tun?
- Legen Sie Zeiten fest, in denen E-Mails abholen.
- Schalten Sie das automatische Abholen von E-Mails Ihres E-Mail-Programms aus!
- Schreiben Sie auch E-Mails nur in bestimmten Zeiträumen.
- Benutzen Sie die Prioritäten- und Lesebestätigungs-Funktionen, um auf wirklich wichtige E-Mails aufmerksam zu machen.
- Denken Sie daran: Eine E-Mail ist ein Brief, den ein Mensch liest. Entsprechend sollte er auch geschrieben sein.
- Wenn Sie wollen, dass der Empfänger schnell reagieren kann, dann senden Sie Ihre Telefonnummer gleich mit.
- Schreiben Sie kurze und verständliche Sätze. Wenn es zu komplex ist, dann senden Sie eine E-Mail mit einem Telefon-Termin-Vorschlag zum Gespräch!
Fazit
Wenden Sie die grundsätzlichen Management- und Kommunikations-Regeln auch bei der E-Mail-Kommunikation an und bleiben (oder werden) Sie effektiv und effizient in Ihrer Arbeit.
Lesen Sie weiter dazu:
Hier schreibt der Unternehmensberater, Coach und Organisationsentwickler, mit viel Lust auf Marketing und Vertrieb. Ich bin auch Vortragsredner, Workshopleiter, Supervisor, Unternehmer seit 1991, Leipzig-, Eilenburg- und Berlin-Versteher sowie deutschsprachig weit unterwegs, von Herzen Nordsachse, Optimist in den meisten Fällen, Blogger, Fotograf, Trainer, auch Ausbilder für Autogenes Training – kurz: vielleicht auch dein Entwicklungsspezialist?
Start Dialog – Telefon – LinkedIn – Newslettter
