Mitarbeiter-Gespräch – Struktur & Durchführung

Wenn es um ein gelungenes Mitarbeiter-Gespräch geht, dann spielt die Struktur der Durchführung dieser Gespräche eine wichtige Rolle für den Erfolg aller Beteiligten. Von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung, alles will bedacht sein. Was ist zu beachten, was kann man vorbereiten und sollte man vermeiden? Wichtig ist dabei auf jeden Fall: das Mitarbeiter-Gespräch ist ein besonderes Gespräch und sollte deshalb auch besonders gut vorbereitet werden. Das Mitarbeiter-Gespräch seine Struktur und seine erfolgreiche Durchführung.

Sicher wird es notwendig sein, die Struktur und auch Elemente der Durchführung an die Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmens anzupassen, doch die folgende Checkliste schafft schon einmal Klarheit und kann als roter Faden dienen.

• Vorbereitung Mitarbeiter-Gespräch
  • Inhaltlich: Informationen aufbereiten, die notwendig zum Gespräch sind
    • vorherige Zielvereinbarungen
    • möglicherweise die Personalakte des Mitarbeiters
    • welche Themen müssen Sie ansprechen, welche Themen werden wahrscheinlich vom Mitarbeiter in das Gespräch eingebracht
  • Organisatorisch:
    • Mitarbeiter zum Mitarbeiter-Gespräch einladen
    • wenigstens vierzehn Tage vorher, wenn es geht noch langfristiger (Urlaubszeiten, Weiterbildungen, etc. beachten)
    • empfehlenswert ist ein separater Raum zur Durchführung des Gesprächs, den vorher reservieren und planen (Atmosphäre herstellen!)
    • über Kaffee, Tee, Wasser etc. nachdenken

• Durchführung Mitarbeiter-Gespräch
  • für die Zeit der Durchführung des Mitarbeiter-Gesprächs ist für Störungsfreiheit zu sorgen!
  • Bringen Sie aufrichtige Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter zum Ausdruck
  • Struktur des Mitarbeiter-Gesprächs:
    • Ankommen und Einstieg
    • Erfolg im Betrachtungszeitraum (Qualität und Quantität!) – Einschätzung
    • Wie ist es heute? IST-Stand
    • Welche notwendigen Veränderungen und Entwicklungen ergeben sich aus dem IST-Stand?
    • Neue Vereinbarungen und Ziele (gemeinsam festlegen!)
    • Zusammenfassung – Was ist der nächste Schritt?
    • Ende

• Nach dem Mitarbeiter-Gespräch
  • Maßnahmen planen und durchführen, die sich aus den neuen Vereinbarungen ergeben
  • Ziele und deren Erreichung im Alltag überprüfen (besonders bei „herausfordernden“ Mitarbeitern)
  • ggf. neue Termine für ein Mitarbeiter-Gespräch vereinbaren

Das Mitarbeiter-Gespräch bedarf einer besonderen Aufmerksamkeit durch die Führungspersönlichkeit. Es ist deutlich von den alltäglichen Gesprächen im Unternehmen zu unterscheiden und auch in einer entsprechend besonderen (wirklich offenen) Atmosphäre zu gestalten.