Kanban – Praktische Anwendung im Mittelstand und kleinen Unternehmen

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt suchen kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) immer wieder nach effizienten Methoden, um ihre Arbeits- und Leistungsprozesse zu optimieren. Eine effektive Methode, die sich in den letzten Jahren und Jahrzehnten etabliert hat, ist Kanban. Ursprünglich in der Automobilproduktion in Japan entwickelt, hat Kanban seinen Weg in verschiedene Branchen gefunden. Kanban bietet eine flexible und visuelle Methode zur Prozessoptimierung und zur Entwicklung der Organisation insgesamt.

Kanban ist eine Methode zur Steuerung von Arbeitsprozessen, die auf einem visuellen System basiert. Der Begriff “Kanban” stammt aus dem Japanischen und bedeutet “Signalkarte”. Die Methode wurde in den 1940er Jahren von Taiichi Ohno bei Toyota entwickelt, um die Produktion zu optimieren und Engpässe zu vermeiden. Heute wird Kanban in vielen Bereichen eingesetzt, in unseren Breiten klassisch von der Softwareentwicklung, in der Industrie oder bis hin zu Marketing und Vertrieb.

Es gibt einige grundlegende Prinzipien von Kanban, hier die wichtigsten:

• Visualisierung der Arbeit: Ein zentrales Element von Kanban ist das Kanban-Board, auf dem alle Aufgaben visualisiert werden. Dies ermöglicht es Teams, den Fortschritt ihrer Arbeit auf einen Blick zu sehen.
• Begrenzung der laufenden Arbeiten (WIP): Durch die Begrenzung der Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben wird sichergestellt, dass das Team sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentriert und Engpässe vermieden werden.
• Fokus auf den Fluss: Kanban zielt darauf ab, den Arbeitsfluss kontinuierlich zu verbessern und Engpässe zu identifizieren und zu beseitigen.
• Kontinuierliche Verbesserung: Durch regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Prozesse wird eine kontinuierliche Verbesserung angestrebt.
  Vorteile von Kanban für KMU
• Erhöhte Transparenz: Durch die Visualisierung der Arbeit auf dem Kanban-Board wird der Fortschritt für alle Teammitglieder sichtbar, was die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert.
• Flexibilität: Kanban ist eine sehr flexible Methode, die leicht an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden kann.
  Effizienzsteigerung: Durch die Begrenzung der laufenden Arbeiten und den Fokus auf den Fluss können Engpässe schneller identifiziert und beseitigt werden, was zu einer höheren Effizienz führt.
• Bessere Priorisierung: Kanban hilft Teams, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und diese effizienter zu erledigen.

Praktische Anwendung von Kanban in KMU

Bevor es zu den praktischen Schritten gehen kann, muss einmal über die Art und Weise, wie Information in den Leistungsprozessen kommuniziert wird gesprochen werden. Wie werden Produktionsstände und der Grad der Fertigung so visualisiert, dass relevante Mitarbeiter, die den Prozess weiterführen, davon in geeigneter Form Kenntnis erlangen.
In großen Unternehmen übernimmt das oft leistungsstarke Software. In kleineren Strukturen kann es dafür auch Softwarelösungen geben, aber ein KANBAN-Board kann man zumindest relativ schnell mal ausprobieren, um so zu sehen, kann KANBAN was uns im Unternehmen sein?

Schritt 1: Einrichtung eines Kanban-Boards

Der erste Schritt zur Implementierung von Kanban in einem KMU ist die Einrichtung eines Kanban-Boards. Dies kann entweder physisch (zum Beispiel ein Whiteboard mit Haftnotizen) oder digital (zum Beispiel mit Tools wie Trello, Jira oder Asana) erfolgen. Das Board wird in Spalten unterteilt, die die verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses darstellen, die einzelnen Arbeitsschritte, praktisch die einzelnen Spalten, werden dann noch in Zu erledigen, In Arbeit und Erledigt unterteilt.

Schritt 2: Aufgaben visualisieren

Sobald das Board eingerichtet ist, sollten alle aktuellen Aufgaben auf Karten geschrieben und auf dem Board platziert werden. Jede Karte sollte wichtige Informationen zur Aufgabe enthalten, das kann der Titel der Aufgabe sein, eine kurze Beschreibung, das Fälligkeitsdatum und den verantwortlichen Mitarbeiter.

Schritt 3: Begrenzung der laufenden Arbeiten (WIP)

Um sicherzustellen, dass das Team sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentriert, sollten WIP-Limits für jede Spalte festgelegt werden. Die Abkürzung WIP steht dabei für Work in Progress. Dies bedeutet, dass nur eine bestimmte, vorher festgelegte, Anzahl von Aufgaben gleichzeitig in einer Spalte sein darf. Wenn das Limit erreicht ist, muss das Team zuerst bestehende Aufgaben abschließen, bevor neue begonnen werden können.

Schritt 4: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung

Einer der wichtigsten Aspekte von Kanban ist die kontinuierliche Verbesserung. Das Team muss sich regelmäßig vor dem Board treffen, um den Fortschritt zu überprüfen, Engpässe zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen. Diese Meetings können als tägliche kurze Treffen oder wöchentliche Retrospektiven durchgeführt werden.

Fallstudien: Erfolgreiche Anwendung von Kanban in kleinen Unternehmen

Fallstudie 1: Ein Marketing-Team

Ein kleines Marketing-Team in einem mittelständischen Unternehmen implementierte Kanban, um ihre Kampagnenplanung und -umsetzung zu verbessern. Durch die Visualisierung ihrer Aufgaben auf einem digitalen Kanban-Board konnten sie den Fortschritt ihrer Kampagnen besser verfolgen und Engpässe schneller identifizieren. Die Einführung von WIP-Limits half dem Team, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und die Effizienz zu steigern.

Fallstudie 2: Ein Hersteller eines innovativen Biochemischen Produktes

Das Team von Produktion, Vertrieb und QM in einem kleinen Unternehmen nutzte Kanban, um ihre Prozesse zu optimieren. Durch die Einrichtung eines physischen Kanban-Boards im Unternehmen konnten sie den Fortschritt ihrer Projekte und Produktionsstände besser visualisieren und die Zusammenarbeit im Team verbessern. Regelmäßige Stand-up-Meetings halfen dem Team, Engpässe zu identifizieren und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.

Hier ein Beispiel eines KANBAN-Boards in einem Zwischenstand des Entwicklungsprozess bei der Einführung der Methode.

KANBAN-Board – hier ein Zwischenstand

Kanban bei der Einführung im Unternehmen am Ball bleiben

Schulung und Training ist bei der Einführung von Kanban besonders zu empfehlen. Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder die Grundlagen von Kanban verstehen und wissen, wie sie das Kanban-Board effektiv nutzen können. Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens: Passen Sie das Kanban-Board und die WIP-Limits an die spezifischen Bedürfnisse und Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens an. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Halten Sie regelmäßige Meetings ab, um den Fortschritt zu überprüfen und Anpassungen vorzunehmen. Kontinuierliche Verbesserung: Streben Sie stets nach kontinuierlicher Verbesserung und seien Sie offen für Veränderungen.

Fazit Implementierung von Kanban bei kleinen Unternehmen

Kanban bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen eine flexible und effiziente Methode zur Optimierung ihrer Arbeits- und Leistungsprozesse. Durch die Visualisierung der Arbeit, die Begrenzung der laufenden Arbeiten und den Fokus auf den Fluss können KMU ihre Effizienz steigern und Engpässe schneller identifizieren und beseitigen. Mit der richtigen Implementierung und kontinuierlichen Verbesserung kann Kanban einen erheblichen Beitrag zum Erfolg eines Unternehmens leisten. Relativ schnell wird sich auch die gesamte Organisation entwickeln, da die Erfolge durch eine gelungene Einführung von Kanban erstens nicht lange auf sich warten lassen und zweitens für andere im Unternehmen sichtbar werden.

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