Pro & Contra externer Telefonservice

In Zeiten hoher Prozessauslastung im Unternehmen sind hilfreiche Dienstleistungen eine willkommene Entlastung. Nicht immer ist die Auftragslage gleich so üppig, dass eine Neueinstellung gerechtfertigt ist. Auf der anderen Seite könnten Auftrags- und Anfragespitzen mit externen Dienstleistern zumindest zeitweise sehr gut aufgefangen werden. Von der Zeitarbeitsfirma bis zum Telefonservice ist die Bandbreite der Angebote umfangreich. Es ist noch nicht allzu lange her, da glaubten wir uns in der Dienstleistungsgesellschaft angekommen. Ob das so ist kann jedes Unternehmen selbst testen, in jedem Fall gibt es auch beim externen Telefonservice Pro & Contra zu beachten.

Gerade KMU´s haben nicht immer die personellen Ressourcen, angemessen auf das erhöhte Kommunikationsbedürfnis der Kunden zu reagieren. Die Gefahr, Kunden durch zu lange Wartezeiten in der Telefonschleife zu verlieren, ist sehr realistisch. Dem steht die nicht immer gut zu überprüfende Qualität externer Dienstleister gegenüber. Natürlich kann man auch bei vielen Telefonaten eigener Mitarbeiter nicht immer sicher sein, dass entsprechend des Unternehmensleitbildes gehandelt und kommuniziert wird. Und natürlich kann man auch mal einen schlechten Tag erwischt haben.

So ist die Gefahr, Kunden durch mangelnde Qualität eines externen Telefondienstes zu verlieren genauso gegeben, wie durch ein Auflegen desselben in der Warteschleife. Was sind also Punkte, die für oder gegen einen solchen externen Service sprechen?

Ein externer Dienstleister, wie der Telefonservice von Bueroservice24.de, stellt telefonische Erreichbarkeit sicher und sorgt dafür, dass auch der Freiberufler nicht durch ständige Anrufe von seiner Arbeit abgehalten wird. Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Telefonieren ist zum Beispiel die Raumakustik, wenn der Hintergrund halliger ist als die Telefonstimme, dann ist das nicht optimal.

Für die Nutzung eines externen Telefonservice spricht:

1. Hohe Flexibilität und Unabhängigkeit, kein Anruf geht verloren.
2. Die Möglichkeit, auch wenn man mal allein im Büro oder an der Werkbank ist, Durcharbeitezeiten zu organisieren und auf jeden Fall für seine Kunden erreichbar zu bleiben.
3. Im Gegensatz zu einer vollen Arbeitskraft geringere Fixkosten.

Gegen die Nutzung eines solchen Büroservice spricht:

1. In den allermeisten Fällen merkt der Kunde, dass es eine Weiterschaltung gibt.
2. Fundierte Aussagen über Produkte oder Details zu Dienstleistungen werden nur bei speziell geschulten Personal möglich sein.
3. Die Qualität des Telefonservice muss stimmen, denn auch hier muss ich als Nutzer dieses Service sicher sein können, dass ausnahmslos alle Anrufe angenommen und bearbeitet werden, auch wenn es vielleicht Werbeanrufe sind.

Mancher Telefonservice bietet Testanrufmöglichkeiten an, diese sollte man unverfänglich nutzen, das bietet auf jeden Fall schon mal die Chance eines realen ersten Eindruckes. In der Unternehmenspraxis braucht es dann noch die Anpassung so manches Prozesses in Büro- und Alltagsorganisation und dem entlastenden Moment des externen Telefondienstleisters steht nichts mehr im Wege.