Wissensmanagement im Unternehmen: Was leistet die Cloud?
Die Leistungserstellung in einem Unternehmen ist nur durch Fachwissen und Expertise möglich. Insbesondere in Zeiten der Digitalisierung wird es immer wichtiger, die richtigen Informationen jederzeit den richtigen Personen zur Verfügung zu stellen, damit optimale Entscheidungs- prozesse gewährleistet werden können. Für lange Recherchen oder Überlegungen bleibt immer häufiger keine Zeit; die Flexibilisierung der Arbeit erfordert zudem auch das Arbeiten von unterwegs. Beim Wissensmanagement geht es darum, das im Unternehmen vorhandene Wissen allen Mitarbeitern optimal zugänglich zu machen. Wie lässt sich die Cloud dafür nutzen?
Cloud vereinfacht Wissenstransfer – Größere Unternehmen leisten sich üblicherweise eine kostspielige Server-Infrastruktur: Durch die zentrale Speicherung auf einem Datenserver können die Informationen von allen zugangsberechtigten Mitarbeitern abgerufen werden. Eine solche Informationsbasis ist die Grundvoraussetzung für ein effektives Wissensmanagement im Unternehmen. Im Umkehrschluss bedeutet dies: Wer sich diese IT-Infrastruktur nicht leisten kann oder will, dem drohen erhebliche Wettbewerbsnachteile. Der Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern muss dann durch regelmäßige Meetings sichergestellt werden – oder er gerät ins Stocken. Hier kommt die Cloud mit ins Spiel: Werden beispielsweise für ein neues Projekt Ideen gesammelt, können diese in einem Dokument verarbeitet werden. Jedes Teammitglied kann sich daran beteiligen, egal von wo und egal wann. Ideen kommen nicht beim Team Meeting, sondern spontan – und genau dann sollte eine Plattform zur Verfügung stehen, die eine Fixierung dieser Einfälle ermöglicht. Durch die Cloud ist der Austausch von Informationen in Echtzeit machbar.
Datensicherung ganz automatisch
Doch dadurch ist das Potenzial der Cloud noch nicht erschöpft: Viele moderne Software-Lösungen können sowohl Stamm- wie auch Bewegungsdaten in die Datenwolke auslagern. Dadurch lässt sich von unterwegs arbeiten, ohne dass es zur Doppelung von Daten kommt oder eine manuelle Synchronisation erfolgen muss. Zudem werden die Daten gleichzeitig gesichert. Ein Laptop oder Smartphone kann verloren gehen, eine lokale Festplatte kann ausfallen – insbesondere bei sensiblen Daten kann dieser Verlust mit schwerwiegenden Konsequenzen verbunden sein. Die Cloud sorgt nicht nur dafür, dass ein automatisierter Austausch von Daten gelingt, sie werden gleichzeitig auf einem Server gesichert. Im Unterschied zum eigenen Server entfallen Anschaffungkosten und hoher Wartungsaufwand. Um eine Cloud zum Wissensmanagement im Unternehmen zu nutzen, ist prinzipiell kein IT-Spezialist notwendig; durch Apps wird auch die mobile Nutzung vereinfacht. Automatische Uploads sorgen dafür, dass kein Back-up mehr vergessen wird.
Sensible Daten in der Cloud: Anbieterwahl sollte kritisch erfolgen
Hat die Nutzung der Cloud auch Nachteile? In vielen Unternehmen handelt es sich bei dem Wissen um das eigentliche Kapital. Demzufolge haben einige Unternehmer zu Recht kein gutes Gefühl dabei, dieses Kernkapital an ein Drittunternehmen auszulagern. Weil es sich rein technisch bei der Cloud um einen externen Server handelt, sollte der Dienstleister den Datenschutz und eine mögliche Verschlüsselung bei der Übertragung sicherstellen. Es hat sich gezeigt, dass insbesondere sogenannte Ransomware über Cloud-Speicher auf den Rechner gelangen kann. Der Antivirenprogramm Test von Netzsieger zeigt mögliche Sicherheitslücken auf, und hilft, einen entsprechenden Schutz – am besten mit Cloud Scanner – zu finden.
Einige Anbieter haben sich allerdings auf die anspruchsvolle Business-Kundschaft spezialisiert und geben entsprechende Garantien. Ein weiterer Nachteil ist die Notwendigkeit einer schnellen Internetverbindung. Wer, wie in einigen Regionen Deutschlands noch üblich, über eine langsame Anbindung verfügt, ist insbesondere bei größeren Dateien im Nachteil. Zudem können die laufenden Kosten der Datenwolke hoch ausfallen, wenn ein großes Speichervolumen benötigt wird.
So zeigt sich am Ende: Wer das Wissensmanagement in die Cloud auslagern möchte, sollte die Anbieter im Vorfeld sorgfältig vergleichen. Insbesondere für Start-ups und Mittelständler steht der Nutzen allerdings außer Frage.
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Hier schreibt der Unternehmensberater, Coach und Organisationsentwickler, mit viel Lust auf Marketing und Vertrieb. Ich bin auch Vortragsredner, Workshopleiter, Supervisor, Unternehmer seit 1991, Leipzig-, Eilenburg- und Berlin-Versteher sowie deutschsprachig weit unterwegs, von Herzen Nordsachse, Optimist in den meisten Fällen, Blogger, Fotograf, Trainer, auch Ausbilder für Autogenes Training – kurz: vielleicht auch dein Entwicklungsspezialist?
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